Politique de confidentialité

PRELUDZ TECH, société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 500 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Pontoise sous le numéro 844217448, dont le siège social est situé 15 bis Rue Michel Turbelin, 95110 SANNOIS (« PRELUDZ TECH » ou « nous/notre/nos »), met à disposition une Plateforme (« Au revoir Thérèse ») destinée à aider les familles à gérer les démarches administratives après un décès. Notre mission est de simplifier un moment de vie difficile en vous guidant pas à pas.

Nous sommes pleinement conscients de l’importance de protéger votre vie privée et nous appliquons rigoureusement des règles visant à préserver la confidentialité de vos données. Notre objectif principal est de vous offrir une expérience en ligne agréable et sécurisée lorsque vous utilisez notre Plateforme. La présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité ») vous donne des informations sur la manière dont nous collectons, conservons et traitons vos Données Personnelles (telles que définies ci-dessous).

Nous vous invitons à lire attentivement notre Politique de Confidentialité qui vient compléter nos CGUV et notre Politique de cookies.

Tous les termes commençant par une majuscule ont la même signification que dans les CGUV et/ou la Politique de cookies.

1. Quels types de Données Personnelles collectons-nous et à quels moments ?

Les Données Personnelles comprennent toutes informations :

• se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (par ex. votre nom, votre adresse, etc.) ;
• nous permettant de vous identifier directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identifiant (par ex. votre adresse IP).

Les « Données Personnelles » incluent aussi bien les données que vous fournissez à Au revoir Thérèse que celles que nous collectons à l’aide de cookies, conformément à notre Politique de cookies.

Nous sommes également amenés à collecter des informations relatives à une personne décédée, communiquées volontairement par ses proches ou par des tiers (par ex. nom, date de décès, situation familiale et lien de parenté avec vous). Ces données ne sont pas considérées comme des Données Personnelles au sens du RGPD, mais nous les traitons avec le même niveau de confidentialité et de sécurité. Conformément à la loi Informatique et Libertés, les ayants droit ou personnes désignées par le défunt peuvent exercer des droits sur ces données.

Les proches ou ayants droit peuvent demander la suppression ou la modification des informations relatives au défunt en nous contactant à l’adresse dédiée : rgpd@aurevoirtherese.fr. Nous traiterons ces demandes avec la même rigueur que pour les Données Personnelles des utilisateurs vivants, dans un délai maximum d’un (1) mois.

Vos Données Personnelles, ainsi que les informations relatives à un défunt que vous choisissez de partager, seront collectées et traitées par Au revoir Thérèse dans les cas suivants :

1.1. Lorsque vous créez un Compte sur notre Plateforme

Vous pouvez créer un Compte directement sur notre Plateforme. Nous vous demanderons alors de nous fournir les Données Personnelles suivantes pour la création de votre Compte (les « Données du Compte ») :

Obligatoire

• Adresse électronique ;

Vous pouvez ensuite créer un Dossier sur notre Plateforme. Nous vous demanderons alors de nous fournir les Données Personnelles suivantes pour la création de votre Dossier (les « Données du Dossier ») :

Obligatoire

• Adresse électronique ;
• Nom complet de la personne décédée ;
• Date et lieu de naissance de la personne décédée ;
• Informations relatives à la situation familiale de la personne décédée ;
• Nom et prénom du titulaire de la carte de paiement utilisée pour confirmer la souscription au service Au revoir Thérèse ;
• Données figurant sur la carte de paiement utilisée pour confirmer la souscription au service Au revoir Thérèse : une fois collectées, ces données sont immédiatement envoyées à notre prestataire de services de paiement Stripe, étant précisé que Au revoir Thérèse ne conservera pas l’intégralité des données figurant sur la carte de paiement (uniquement les premiers et derniers chiffres).

Dans certains cas, vous pourrez être amené(e) à saisir des informations complémentaires relatives à la personne décédée (par ex. numéros de comptes ou autres justificatifs administratifs).

Les données collectées sont traitées exclusivement pour la production des courriers demandés. Elles sont conservées par la Plateforme pour une durée strictement nécessaire à la gestion et au suivi des Données du Dossier, fixée à vingt-quatre (24) mois, afin de garantir la traçabilité des démarches et d’en permettre l’examen ou la complétude ultérieure.

1.2. Lorsque vous visitez notre Plateforme

En plus des autres Données Personnelles que vous avez déjà pu nous fournir, lorsque vous naviguez sur notre Plateforme, Au revoir Thérèse peut collecter les Données Personnelles suivantes :

1.3. Lorsque vous postulez chez Au revoir Thérèse

Au revoir Thérèse collecte les Données Personnelles suivantes concernant les candidats qui postulent à un poste ouvert :

• Nom et prénom ;
• Adresse postale ;
• Adresse électronique ;
• Curriculum vitæ ;
• Formation universitaire ;
• Expérience professionnelle ;
• Emploi précédent ;
• Toutes autres informations que vous avez pu nous fournir.

2. Pourquoi traitons-nous vos Données Personnelles et sur quelles bases légales ?

Nous traitons vos Données Personnelles pour les finalités et sur les bases légales suivantes :

3. Combien de temps vos Données Personnelles sont-elles conservées ?

3.1. Nous ne conservons vos Données Personnelles dans notre base active (c’est-à-dire la base dans laquelle vos Données Personnelles sont accessibles dans l’environnement direct de travail des services en charge de ce traitement) que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Vos Données Personnelles seront conservées dans notre base active pendant les durées suivantes :

• 2 ans pour les Données Personnelles collectées à l’aide de nos Cookies ;
• 2 ans après le dernier contact avec les candidats non retenus dans le cadre du recrutement s’ils acceptent d’être contactés par Au revoir Thérèse pour recevoir d’autres offres d’emploi. Dans le cas contraire, leurs Données Personnelles seront automatiquement archivées ;
• 2 ans après votre dernière action en lien avec notre Plateforme (par ex. vous connecter sur notre Plateforme, cliquer sur un lien dans un courrier électronique, etc.).

3.2. À l’expiration de ces périodes, toutes vos Données Personnelles seront automatiquement transférées dans notre base d’archives (autrement dit, vos Données Personnelles ne pourront être consultées que de manière ponctuelle par les employés de Au revoir Thérèse qui y sont spécifiquement autorisés, dans certains cas particuliers).

Vos Données Personnelles seront conservées dans notre base d’archives pendant les durées suivantes (les périodes suivantes incluent le temps où les données étaient stockées en base active conformément à l’article 3.1 ci-dessus) :

• pendant la durée nécessaire pour respecter les délais de prescription applicables et auxquels nous sommes soumis dans le cadre de notre activité :
  • jusqu’à ce que 6 mois se soient écoulés depuis la clôture du compte (sans souscription à nos services) ;
  • jusqu’à ce que 5 ans se soient écoulés depuis la date de réception de votre candidature pour les candidats non retenus dans le cadre du recrutement ;
  • jusqu’à ce que 5 ans se soient écoulés depuis la création de votre dette ou depuis la date de votre dernier paiement ;
  • jusqu’à ce que 5 ans se soient écoulés depuis la souscription à un de nos services.

Si votre Compte tombe dans plusieurs catégories, nous choisirons la durée la plus longue. Une fois les périodes indiquées ci-dessus écoulées, nous effacerons définitivement vos Données Personnelles (anonymisation de celles-ci).

Les données sensibles saisies ponctuellement (telles que, sans s’y limiter, les numéros de compte ou les justificatifs administratifs) sont exclusivement traitées pour la génération des documents requis. Ces données sont automatiquement et immédiatement supprimées après l’expiration de la durée de conservation des Données du Dossier, fixée à vingt-quatre (24) mois à compter du traitement initial, sans aucune conservation ni archivage ultérieur.

3.3. Lorsque vos Données Personnelles se trouvent dans notre base active ou dans notre base d’archive, si vous retirez le consentement que vous nous avez préalablement donné pour traiter vos Données Personnelles ou si vous demandez la suppression de vos Données Personnelles, celles-ci seront supprimées. En revanche, si vous êtes concerné(e) par l’un des cas indiqués à l’article 3.2 ci-dessus, vos Données Personnelles seront transférées dans notre base d’archive et supprimées uniquement à la fin des périodes mentionnées dans cet article.

4. Quelles sont les mesures de sécurité mises en œuvre par Au revoir Thérèse ?

L’accès au Compte Utilisateur est subordonné à l’activation d’un lien de connexion sécurisé. Ce lien est généré automatiquement et transmis à l’adresse électronique renseignée par l’Utilisateur dans le formulaire d’identification dédié. Vous devez cliquer sur le bouton « Se déconnecter » de l’application une fois que vous cessez d’utiliser la Plateforme, en particulier si vous partagez votre ordinateur et/ou votre appareil avec d’autres personnes.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger notre service et d’autres systèmes contre la perte, la destruction, la modification ou la diffusion de vos Données Personnelles par des personnes non autorisées ou contre tout accès non autorisé à celles-ci. Le transfert de données entre la Plateforme et le serveur est chiffré via le protocole SSL.

Vos Données de Paiement seront traitées et conservées par nos prestataires de services de paiement (Stripe) dans le respect des mesures de sécurité les plus strictes applicables dans le secteur du commerce électronique. En particulier, les transactions s’effectueront au moyen d’un processus sécurisé et chiffré et une partie du numéro de la carte bancaire utilisée sera masquée lorsqu’elle apparaît à l’écran. Nous ne conservons pas l’intégralité des données figurant sur votre carte bancaire, mais uniquement les premiers et derniers chiffres.

5. Au revoir Thérèse transfère-t-il vos Données Personnelles ?

Avant de transférer vos Données Personnelles, nous prenons des mesures pour nous assurer que celles-ci sont correctement protégées, conformément à la législation en matière de protection des données et aux politiques internes de Au revoir Thérèse.

D’autre part, nous demandons à nos prestataires de services agissant en qualité de sous-traitants en vertu du RGPD la garantie qu’ils respectent les règles définies dans la Politique de Confidentialité.

Toutes les Données Personnelles sont stockées sur des serveurs situés en Europe (Nuremberg - Allemagne) et gérés par Hetzner.

Les autres Données Personnelles que Au revoir Thérèse peut être amenée à collecter pourront être transférées à des prestataires de services situés en dehors de l’Union européenne. Dans ce cas, des mesures de protection spécifiques ont été mises en place avec chacun de nos prestataires afin de nous assurer que vos Données Personnelles sont transférées et stockées de manière sécurisée et conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données. Ces mesures incluent notamment la mise en œuvre de Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne ou de mécanismes équivalents, garantissant un niveau de protection conforme aux exigences du RGPD pour tout transfert de données hors de l’Union européenne. Vous pouvez demander à Au revoir Thérèse une copie de ces mesures de protection à tout moment.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous pouvez exercer les droits suivants attachés à vos Données Personnelles :

• Droit d’accès : pour accéder aux Données Personnelles que nous détenons sur vous ;
• Droit de rectification : pour modifier des données inexactes ou incomplètes vous concernant ;
• Droit à l’effacement : pour demander la suppression de certaines ou plusieurs de vos Données Personnelles ;
• Droit à la limitation du traitement : pour demander à Au revoir Thérèse de cesser temporairement d’utiliser certaines de vos Données Personnelles ;
• Droit à la portabilité des données : pour transférer à un autre service l’ensemble ou une partie de vos Données Personnelles que vous avez fournies sur notre Plateforme et dont la base juridique du traitement est le Contrat ou le Consentement ;
• Droit d’opposition : pour cesser de recevoir toute communication commerciale/marketing.

Pour exercer l’un de ces droits, vous pouvez envoyer un courrier électronique à l’adresse rgpd@aurevoirtherese.fr. Nous vous répondrons dans un délai maximum d’un (1) mois à compter de la réception de votre courrier électronique.

Si vous avez des questions concernant vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : rgpd@aurevoirtherese.fr.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Conformément à l’article 85 de la loi Informatique et Libertés, vous pouvez également définir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès. Ces directives peuvent être générales (enregistrées auprès d’un tiers de confiance certifié par la CNIL) ou particulières (communiquées directement à Au revoir Thérèse). Elles permettent de préciser si vos données doivent être conservées, supprimées ou communiquées à un tiers après votre décès.